Hässleholms kommun får allvarlig kritik av JO för brister i diarieföringen av allmänna handlingar. Enligt JO saknar kommunstyrelsen grundläggande kunskaper om och rutiner för diarieföring.

Politiker och tjänstemän har behållit vissa handlingar på sina rum istället för att registrera dem, i syfte att förhindra att de blev offentliga. På tekniska avdelningen har över 4 000 icke diarieförda handlingar hittats.

Kommunstyrelsens ordförande Lena Wallentheim (S) gjorde sig på torsdagen oanträffbar.

De största bristerna i diarieföringen tycks finnas på tekniska avdelningen, som vid tiden för anmälan (som gjordes av undertecknad strax efter valet 2014) inte var en egen nämnd utan direkt underställd kommunstyrelsen. Pär Palmgren (M) var då fortfarande kommunstyrelsens ordförande.

JO konstaterar att uppgifterna i anmälan tyder på att registreringskraven i offentlighets- och sekretesslagen inte uppfylls på tekniska avdelningen.

Obegränsat med icke diarieförda handlingar

JO kommenterar mark- och exploateringschef Jakob Tannerfalks uttalande i en intervju i Norra Skåne. Han uppgav då att det fanns obegränsat med handlingar på avdelningen som inte var diarieförda, men förtydligade senare att det i stor utsträckning rörde sig om arbetsmaterial som inte skulle diarieföras. Han sa också att avdelningen inte hann med att diarieföra alla handlingar.

– Att kommunstyrelsen i sitt yttrande inte närmare har försökt bringa klarhet i hur det förhåller sig är anmärkningsvärt, skriver JO.

Tannerfalk har också yttrat sig till JO och då meddelat att avdelningen anställt en person som arbetat heltid under ett par månader för att diarieföra och skanna in äldre handlingar, totalt 4 105 filer.

– Detta talar enligt min mening för att avdelningens sätt att hantera offentliga handlingar inte varit godtagbart. Med en väl fungerande ordning har jag svårt att se att den åtgärd som beskrivits skulle vara nödvändig, skriver JO och drar slutsatsen att det funnits stora brister i avdelningens sätt att registrera allmänna handlingar.

Ville hindra allmänhetens rätt till insyn

JO ser också allvarligt på att dåvarande kulturchefen Lars Härstedt Salomonson avsiktligt lät bli att diarieföra ett avtal med en artist inför jubileumskonserten i september 2014, just för att hindra allmänhetens rätt till insyn. Dessutom dröjde det alldeles för länge innan avtalen med övriga artister diariefördes, upp till en månad efter att de tecknats. Allmänna handlingar ska diarieföras skyndsamt efter att de upprättats eller inkommit, senast påföljande dag.

Pär Palmgren slipper dock kritik, trots att han dröjde närmare fyra månader med att diarieföra ett mejl han fått med information om planer på att öppna ett flyktingboende. Han och kommunstyrelsen försvarade sig inför JO med att mejlet var av ringa betydelse för kommunens verksamhet och därför inte behövde diarieföras. Ändå diariefördes det senare. Pär Palmgren uppgav i Norra Skåne att han inte diarieförde mejlet för att han trodde att avsändaren inte ville att innehållet skulle bli känt.

JO anser att det är tveksamt om mejlet kan anses vara av ringa betydelse för kommunens verksamhet, sådana handlingar kan exempelvis kan vara reklam, cirkulär och statistiska meddelanden. Detta är dock en bedömningsfråga från fall till fall och JO bedömer att utredningen inte ger tillräckligt underlag för kritik mot hur mejlet hanterats.

JO välkomnar att kommunen planerar utbildning i dessa frågor och utgår från att kommunstyrelsen också ser till att det finns fungerande rutiner för att säkerställa att allmänna handlingar registreras enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Det är kommunstyrelsen som får kritik av JO och som uppmanas vidta åtgärder. Dess ordförande Lena Wallentheim (S) hänvisar till kommunalrådet Mats Sturesson (C ), vice ordförande i kommunstyrelsen. Själv meddelar hon på torsdagsförmiddagen via sin sekreterare att hon inte återkommer förrän på måndag.

– Vi konstaterar att JO riktat stark kritik mot kommunstyrelsen och vi tar det till oss, säger Mats Sturesson till Frilagt.

Han förklarar att JO:s beslut visar att åtgärder behövs, men menar att mycket redan har gjorts sedan JO-anmälan lämnades in.

– Vi har haft fokus på det här under en tid och ökat under 2015 då vi bland annat haft mycket utbildningsinsatser, säger han.

Men han vill inte säga att det med anledning av beslutet nu behövs ytterligare utbildning i den grundlagsskyddade offentlighetsprincipen.

– Det behövs kontinuerlig och fortlöpande uppmärksamhet på den här delen av vårt uppdrag. Vi arbetar med utbildningsinsatser för både politiker och tjänstemän och intern kontroll, förklarar han.

Han svarar likadant när Frilagt tar upp frågor om att vissa ärenden även i höst diarieförts långt senare än de borde, exempelvis Jakob Karlssons mejl med kritik mot kommunfullmäktiges andre vice ordförande Douglas Roth (M) angående musikpaviljongen och nomineringarna till Årets hässleholmare, eller inte alls, exempelvis protestlistorna mot trafikförändringarna kring torget i Tyringe och inbjudan till presskonferens om Finjasjöns status då beslut fattats om att Frilagt inte skulle bjudas in.

När Frilagt inte blev inbjuden till presskonferens hävdade Lena Wallentheim att hon inte ville kommentera en särskild händelse eftersom hon inte har någon makt över andra förvaltningar och nämnder – men enligt JO har ni väl ansvar för att kommunen följer offentlighets- och sekretesslagen?

– Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över övriga nämnder, säger Sturesson.

Han förklarar att kommunstyrelsen ska kontrollera och påvisa brister hos övriga nämnder.

– Men nämnderna lyder direkt under kommunfullmäktige. Vi ska stödja, hjälpa och ge råd till nämnderna och informera kommunfullmäktige, säger han.

Brister ska, enligt Sturesson, åtgärdas.

– Vi har ett högt fokus på att så ska ske, säger han.

Rutiner kan behöva förbättras.

– De behöver kompletteras och uppdateras. Vi kommer att vidta alla mått och steg, säger han.

Han vill inte svara på frågan om han och Lena Wallentheim hunnit diskutera hur JO:s beslut eventuellt ska följas upp av kommunledningen.

– Jag kan inte i detta läge avgöra om det kommer att bli ett specifikt ärende, säger han.

Mer internkontroll

Tekniske chefen Mats Svensson är sjukskriven, men meddelar att förvaltningen sett över rutinerna, diariefört gamla handlingar samt infört interkontroll på diariet fyra gånger per år med redovisning till tekniska nämnden. Förvaltningen trycker också på att det nya diariesystem som kommunen planerar för ska komma i drift snarast.

– I och med detta hoppas jag att vi hittat bot och bättring på befogad kritik, skriver Mats Svensson i ett sms till Frilagt.

Pär Palmgren säger också till Frilagt att han tar åt sig av kritiken mot kommunstyrelsen.

– Vi har jobbat en hel del med det här och ska fortsätta för att klara ut hur det här ska hanteras.

Men måste ni inte kunna lagen? Varför följer ni inte den?

-Jag vet inte hur det kunde bli så. Det är viktigt att följa lagen. Jag hoppas att det här är sista gången vi hamnar hos JO, säger han.

Kommunledningen skickade på torsdagseftermiddagen ut ett pressmeddelande där kommunchef Bengt-Arne Persson välkomnar ”genomlysningen”  som lett till en rad åtgärder för att hanteringen av handlingar ska motsvara kraven.

Berit Önell