Justitieombudsmannen gör ingen ytterligare utredning om bristande diarieföring hos Hässleholms kommun med anledning av att exploateringschef Jakob Ruter dröjde med att diarieföra sitt yttrande till länsstyrelsen om byggnadsminnesförklaring av musikpaviljongen. Men kommunen får en kopia av Peter Alfs anmälan och beslutet där JO påminner om sin tidigare kritik mot kommunen för brister i diarieföringen.

Yttrandet gäller kommunens inställning till en eventuell byggnadsminnesförklaring av musikpaviljongen och skickades av Ruter via mejl till länsstyrelsen den 26 oktober 2015. Tidigare C-politikern och revisorn Jerker Thorvaldsson begärde i mitten på december att få ta del av underlaget som bidrog till länsstyrelsens beslut att avslå ansökan om byggnadsminnesförklaring.

Han fick först besked att några sådana handlingar inte fanns, men sedan Frilagt fått ut yttrandet från länsstyrelsen och därefter begärt ut det hos kommunen, diariefördes det den 11 januari och skickades även per post till Jerker Thorvaldsson.

Ångrade diarieföring

Jakob Ruter hävdade sedan i intervju med Frilagt att han ångrade att han diarieförde handlingen eftersom den inte var ett formellt yttrande utan enbart ett mejl med information om kommunens tidigare ställningstaganden om paviljongen. Han motiverade att Thorvaldsson inte fick ut mejlet tidigare med att det inte var en offentlig handling eftersom det inte var diariefört. Ruter såg inte heller någon anledning att närmare sätta sig in i JO:s kritik.

JO-kritiken den 3 december var allvarlig och gällde bland annat att politiker och tjänstemän behöll känsliga ärenden på sina rum istället för att diarieföra dem, i syfte att förhindra att de blev offentliga. Hårdast kritik fick tekniska avdelningen där Jakob Ruter meddelade att över 4 000 icke diarieförda filer hittats.

Har inte gått helt rätt till

Men JO:s beslut att inte återigen inleda en utredning om samma sak betyder inte att agerandet i Peter Alfs anmälan är godkänt.

– Nej, det innebär inte att vi släpper det helt. Vi vill göra kommunen uppmärksam på att det fortfarande finns skäl att se över diarieföringen, säger JO:s handläggare Marie-Louise Collin till Frilagt.

Hon konstaterar att de handlingar anmälan gäller upprättades före JO:s förra beslut.

– Kommunen har planerat utbildningsinsatser för att komma till rätta med bristerna i diarieföringen och vi får ge dem lite tid. Men om problemen kvarstår om ett tag kan det finnas anledning att titta på det här igen. Vi skriver att det som kommit fram inte ger ”tillräcklig anledning” till någon annan åtgärd. Dock har det inte gått helt rätt till, förklarar hon.

Nöjd med utbildningen

Kommunalrådet Mats Sturesson (C ) har läst JO:s nya beslut.

– Jag menar på att utöver det som tidigare beslutats av JO har det inte tillkommit något nytt. Så tolkar jag det och det betyder att vi ska genomföra det vi sagt, säger han.

Han har tidigare sagt att Ruters mejl solklart skulle ha diarieförts.

– Det har funnits brister och de ska rättas till. Naturligtvis ska vi göra rätt, säger han.

Den halvdagsutbildning i diarieföring och hantering av offentliga handlingar som planerades efter JO-kritiken i december växte till en heldagsutbildning som hölls den 17 februari. Ledande politiker och tjänstemän deltog.

– Vi tyckte att det var en bra genomgång. Det var mycket man kunde ta till sig och vi fick tips på hur vi kan jobba framåt för att bli bättre på det här, säger Sturesson.

Uppföljningar kommer bland annat att ske genom att diarieföringen lyfts in i olika internkontrollplaner. Någon ytterligare utbildning är inte planerad.

– Inte i den formen vi nu hade, men framtiden får utvisa om det behövs mer sådant eller om det räcker med fortsatt  intern utbildning, säger Sturesson.

Berit Önell