Offerten för flytten av musikpaviljongen hemligstämplades av kommunens tekniska förvaltning, efter att information om kostnaden redan lämnats ut till Frilagt. De ansvariga backade dock sedan Frilagt ifrågasatt sekretessen. Förklaringen var då att det nya diariesystemet av sig självt hade sekretessbelagt ärendet. Inställningarna i systemet har nu ändrats.

I offerten ingår inte ”eventuella arbeten med befintlig takkonstruktion”, men detta ska bara handla om extra arbeten på grund av oförutsedda händelser, exempelvis om taket skulle spricka.

Tekniska förvaltningens projektchef Mats Olsson berättade på torsdagen för Frilagt om offerten där Erlandsson Bygg åtar sig att flytta paviljongen till en kostnad av 1 950 000 kronor. Enligt Olsson blir totalkostnaden cirka 2,5 miljoner kronor eftersom projekteringskostnader med mera tillkommer.

På fredagen fanns offerten på diarielistan, markerad med upphandlingssekretess. Frilagt försökte begära ut den och krävde skriftligt avslagsbeslut för att kunna överklaga.

Upphandlingssekretess borde inte vara aktuell eftersom det inte rör sig om en egentlig upphandling med anbudsgivning utan ett ramavtal. Det innebär att kommunen har upphandlat vissa tjänster för en längre tid med ett antal företag som sedan kan ”avropas” vid behov, så länge uppdraget inte överstiger ett visst belopp, tre miljoner när det gäller byggtjänster. I fallet med musikpaviljongen är det bara Erlandsson Bygg som tackat ja till att räkna på uppdraget.

Handläggaren Henrik Holmelin förklarade att handlingarna inte skulle bli offentliga förrän på tisdag, efter att politikerna i tekniska nämndens arbetsutskott beslutat godkänna offerten.

– Jag får inte prata om summan, sa han.

Det hade han fått besked om av biträdande förvaltningschefen Per Nilsson.

Systemet hemligstämplade av sig själv

Några timmar senare berättar Per Nilsson för Frilagt att handlingarna inte längre är sekretessbelagda.

– Systemet hade lagt upp sekretessen av sig självt. Vi kunde då inte bara skicka ut anbudet utan att undersöka saken först, men vi har rättat till det nu, säger han.

Henrik Holmelin mejlar strax därefter över handlingarna till Frilagt och meddelar också att systemet Public 360 sekretessbelade anbudet utan att personalen hade möjlighet att påverka det.

– När du nu ifrågasätter sekretessbeläggningen har vi internt diskuterat orsaken till sekretessbeläggningen i systemet. I dialog med vår upphandlare och administratör för Public 360 reviderar vi nu systemets inställningar och tar bort sekretessbeläggningen för inkommande anbud när det handlar om ramavtal, skriver han.

Oförutsedda händelser kostar extra

Erlandsson Bygg förbehåller sig rätten att ta mer betalt om något oförutsett inträffar. I offerten markeras några punkter som inte självklart ingår i priset. Eventuella arbeten med befintlig takkonstruktion ska regleras separat, liksom eventuella markarbeten utöver gräs runt ny placering. Ytstrukturen på betongen behöver diskuteras och återställning av befintlig mark slutar vid grusbädd. I priset ingår inte heller inventering, sanering och slutgiltigt omhändertagande av eventuellt miljöfarligt avfall.

Företaget tar också höjd för att det kan bli aktuellt med en upphandling.

– Före eventuell upphandling önskar vi genomgång av budgetpriset gällande omfattningen, skriver Andreas Pettersson på Erlandsson Bygg i Syd.

Henrik Holmelin förklarar att flytten av paviljongens befintliga tak och arbetena med att fästa det på den nya paviljongen är inräknade i priset.

– Men om det skulle hända något oförutsett, till exempel om taket skulle spricka, så är det inte inräknat, säger han.

Sanering av rivningsmaterial ingår också, däremot inte sanering av oförutsedda fynd av miljöföroreningar i marken eller liknande.

För dyrt för tjänstemannabeslut

Tekniska nämndens arbetsutskott fick på torsdagseftermiddagen kallelse till det extrainsatta sammanträdet om paviljongflytten. Anledningen till att tjänstemännen inte kan besluta på delegation som det var tänkt är att anbudet blev för dyrt. Förvaltningschefen har delegation på upp till en miljon kronor när det gäller avrop inom ramavtal.

På torsdagen sa projektchef Mats Olsson att arbetena kunde starta redan på måndag. Men nu säger Henrik Holmelin att inga arbeten får starta innan arbetsutskottet fattat beslut klockan 11 på tisdag. Protokollet kommer att justeras omedelbart. Ett startmöte för byggprojektet är preliminärt inbokat till eftermiddagen.

 Berit Önell