– Vår diarieföring ska fungera och följa den lagstiftning som gäller.
Kommundirektör Bengt-Arne Persson berättar att det var hans tydliga budskap till kommunkansliets ledningsgrupp vid ett möte på måndagen. Anledningen var Frilagts artiklar om bristande diarieföring.
De närvarande avdelningscheferna fick veta att kansliet står till förfogande om de behöver hjälp med att tolka regelverket och de uppmanades ta med informationen till sina respektive arbetsplatsträffar.
Bengt-Arne Persson är bekymrad efter Frilagts artiklar om att offentliga handlingar inte diarieförs eller inte registreras skyndsamt som lagen kräver. En del av dem var inlagda utan att vara registrerade i det relativt nya ärendehanteringssystemet som ger möjlighet till “dubbel bokföring”.
Nästa vecka ska Bengt-Arne Persson ta upp frågan vid ett möte med alla förvaltningschefer. Han har också talat med kanslichef Elisabeth Aidemark om vad bristerna består i.
Men kommundirektören tar sig först på onsdagen tid att svara på Frilagts frågor om vad kommunen ska göra åt bristerna. Både på måndagen och tisdagen har han skickat sms och mejl om att han är upptagen av möten, men lovar att försöka återkomma på tisdagskvällen. Klockan 23.55 på tisdagskvällen mejlar han.
Han skriver bland annat att rutiner alltid kan förbättras och medarbetarna få mer kunskap.
– Vi har ett kontinuerligt kvalitetsarbete som pågår. Vi kommer framöver i ännu högre utsträckning att erbjuda interna utbildningar till våra medarbetare för att säkerställa att alla har tillräcklig kunskap för att klara sitt uppdrag. Vi kommer parallellt med utbildningar att arbeta med att sprida kunskapen kring diarieföringen på andra sätt, exempelvis genom att använda olika kanaler, skriver han.
Sedan försöker han hänvisa till en av sina medarbetare.
– Har du fler frågor kring diarieföringen inom kommunen så ber jag dig vänligen att kontakta vår kanslichef Elisabeth Aidemark så ska hon hjälpa dig, skriver han.
Frilagt kräver att han själv ska svara på om kommunledningen tänker ta itu med det grundlagsbrott som den bristande diarieföringen innebär eller inte – och vad man i så fall ska göra som inte redan görs. Då accepterar han en kort intervju i stadshuset på onsdagen.
– Vi är medvetna om att det finns brister. En del saker är inte rätt gjorda, säger han.
Men han vill inte gå in på enskilda ärenden och har svårt att se orsaken till problemen.
– Om det är ett systemfel måste vi rätta till det. För enstaka medarbetare kan tolkningen av reglerna vara oklar. Utbildning och information är viktigt, säger han.
– Vi måste titta på det du säger. Hur ska man veta att handlingarna finns om de inte är registrerade?
Hur ser du på att det finns tjänstemän i kommunen som säger att de inte vill lämna ut offentliga handlingar?
– Vederbörande chef bör ha samtal med medarbetaren. Det handlar inte om vad vi tycker, säger han.
Borde det inte fungera bättre i Hässleholms kommun efter den skarpa JO-kritiken om diarieföringen 2015?
– Efter den hade vi utbildningsinsatser. Ja, det borde fungera bättre, säger han.
Tillväxtchef Stefan Larsson var en av de avdelningschefer som deltog i måndagens möte.
Han diarieförde sitt beslut om att ge Bjärnumskarnevalen sponsorbidrag först efter Frilagts artikel om det i förra veckan, tre månader efter att det skickades ut.
– Men det var inne i systemet, säger han.
Han medger sedan att han missat att ändra status på handlingen i ärendehanteringssystemet och att beslutet därför inte blev allmän handling. Nu gjorde han det under semestern. Han hävdar först att han även under semestern brukar gå in och kolla.
– Förra veckan gjorde jag det eftersom jag ville säkerställa att det var rätt, säger han, men medger sedan att han fick höra av en bekant att det stod något om diarieföringen i Frilagt.
Efter påminnelsen på mötet tror han att han kommer att bli mer medveten om att status på handlingarna måste ändras för att de ska bli diarieförda.
– Jag ska vidareförmedla det till våra medarbetare och ta hjälp av dem på kansliet som kan det här bättre, säger han.
Han förklarar att det med många bollar i luften kan hända att saker missas.
– Vi måste hitta rutiner så att vi kan undvika att det sker, säger han.
Berit Önell
Läs tidigare artiklar i ämnet:
2019-07-29 Kommunen vill inte lämna ut offentliga handlingar
2019-08-04 Kommunen diarieför fortfarande inte
