Hässleholms kommun kan tvingas betala en upphandlingsskadeavgift på 600 000 kronor på grund av olagliga upphandlingar av bemanningssjuksköterskor inom omsorgen. Konkurrensverket har nu gjort en preliminär bedömning av överträdelserna och meddelat ett förslag till beslut som kommunen har möjlighet att lämna synpunkter på. Upphandlingschef Simon Hjortenbrink säger att kommunen inte instämmer helt i Konkurrensverkets bedömning. Samtidigt fortsätter omsorgsförvaltningen att köpa in sjuksköterskor utanför ramavtalet för att klara sommaren.

Konkurrensverket dömer ut de avtal om bemanningstjänster som gjordes utan föregående annonsering förra året. Kommunens förklaring att det krävdes för att värna patientsäkerheten när de upphandlade företagen inte kunde leverera godtas inte eftersom kommunen själv orsakat problemen genom dålig planering och bristfälliga rutiner. Det handlar om otillåten direktupphandling som är ett brott mot lagen om offentlig upphandling.

Tillsynsärendet inleddes efter att Konkurrensverket i sin omvärldsbevakning uppmärksammat mediauppgifter om att kommunen under 2023 köpt in bemanningssjuksköterskor utanför ramavtal. Det då gällande ramavtalet tecknades 2022 med möjlighet till förlängning med ett år, till den 24 maj 2024.

Sedan upphandlades och tecknades ett nytt ramavtal som gäller från den 25 maj 2024 och längst till den 24 maj 2026.

Under våren 2024, när kommunen egentligen skulle ha förberett för det beslutade hyrstoppet den 1 november, bedömde ansvariga att behovet av bemanningssjuksköterskor var större än beräknat. Därför gjordes betydligt fler inköp, ofta direkt utan annonsering.

8,21 miljoner utanför avtal

Mellan den 1 maj 2023 och den 30 april 2024 skedde inköp utanför ramavtal från tio leverantörer som tog emot utbetalningar på 8,21 miljoner kronor. Kommunen har bara lyckats få fram åtta av avtalen för att skicka dem till Konkurrensverket.

Konkurrensverket bedömer värdet av upphandlingen till det som kommunen uppgett, 13,66 miljoner mellan den 23 april 2023 och den 22 april 2024. Värdet av de tjänster som har upphandlats utanför ramavtalet beräknas till 8,21 miljoner.

Direktupphandlingar får inte göras utan giltig anledning om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet som för 2024 var 8,11 miljoner.

Kommunen har som skäl för undantag från annonseringsplikten uppgett patientsäkerheten och att det krävts vissa tjänster. Konkurrensverket konstaterar dock kort att tjänsterna inte är undantagna och att det inte finns någon bestämmelse som medför att hänsyn till patientsäkerheten är skäl till undantag från annonsering.

Enligt Konkurrensverket ligger det närmare till hands att hänvisa till synnerlig brådska på grund av att kommunen relativt sent upptäckt att bristen på personal var större än man räknat med.

Höga krav på planering och organisation

Men för att ge rätt till undantag ska brådskan bero på omständigheter som inte kan tillskrivas eller förutses av myndigheten.

– Det ställs höga krav på den upphandlande myndighetens planering och organisation för att undantaget för synnerlig brådska ska kunna tillämpas. Bestämmelsen får endast användas under mycket exceptionella omständigheter, skriver Konkurrensverket.

Enligt omsorgsnämndens egen interna genomlysning hade det med en mer strukturerad och förutseende semesterplanering varit möjligt att i viss mån minska behovet av extern bemanning.

– Konkurrensverket konstaterar att behovet att direktupphandla har uppstått med anledning av bristande planering och kommunikation internt hos kommunen, står det i beslutsförslaget.

Det blir alltså inget undantag för synnerlig brådska och inte heller något annat undantag. Därmed har kommunen enligt Konkurrensverket gjort sig skyldig till otillåten direktupphandling.

Upphandlingsskadeavgiften får vara lägst 100 000 och högst 20 miljoner kronor och inte över tio procent av upphandlingens värde. I detta fall kan avgiften därmed bli maximalt 1 366 238 kronor.

“Allvarligaste överträdelserna”

Avgiften syftar till att säkerställa att upphandlingsreglerna följs och att skattemedlen används på ett korrekt sätt. Särskild hänsyn ska tas till hur allvarlig överträdelsen är. Upprepade otillåtna direktupphandlingar är försvårande.

– Otillåtna direktupphandlingar tillhör de allvarligaste överträdelserna av upphandlingsregelverket, skriver Konkurrensverket.

Sanktionsvärdet är därför som utgångspunkt högt här, men delar av upphandlingen har ändå skötts inom korrekt upphandlade ramavtal, vilket är skäl för lägre avgift. Konkurrensverket bedömer att 600 000 kronor är en “effektiv, proportionerlig och avskräckande sanktion”.

Kommunen instämmer inte

Kommunen ska lämna synpunkter senast den 8 augusti.

– Vi håller på att se över vårt svar, säger Simon Hjortenbrink.

– De har gjort en tolkning som vi inte helt instämmer i, förklarar han, men vill inte föregripa yttrandet genom att berätta mer.

Menar du att ni inte gjort fel?

– Det kan jag inte svara riktigt på. Vi har gjort avrop på två ramavtal och även utanför ramavtal.

Har ni varit för mycket utanför ramavtalen?

– Ja, av olika anledningar. Vi har inte fått tag i tillräckligt med sjuksköterskor hos de upphandlade leverantörerna. Samtidigt har det brustit i rutinerna och det har varit en tidspress.

Hur ser du på att rutinerna inte följts?

– Där har vi sett över så det är tydligare hur det ska gå till så det inte blir så igen.

Har det varit en stor brist?

– Det har det varit, liksom att man inte har beräknat behovet rätt.

“Inte hört”

Omsorgens enhetschefer har gjort avrop, trots att det skulle ske genom den centrala upphandlingsavdelningen enligt det nya ramavtalet som upphandlades i maj 2024, hur ser du på det?

– Jag har inte hört att det inte funkat. Vi hade ett beslut i februari i år som vi började använda direkt, säger Simon Hjortenbrink först.

När Frilagt återkommer och citerar revisorernas kritik av att rutinerna från i maj 2024 inte följts backar han och säger istället att det inte fungerat fullt ut och att han inte vet varför.

– Rutinerna fungerade inte, så vi identifierade att vi måste skärpa dem.

Det skedde alltså i februari då omsorgsförvaltningens ledningsgrupp fattade ett nytt beslut.

– Nu har det blivit bättre och det är känt för alla att det ska gå via centrala upphandlingsavdelningen, säger Simon Hjortenbrink.

Inför den här sommaren har nya avtal tecknats, trots hyrstoppet.

– Som jag tolkat det har man nu använt avropsleverantörerna, säger Simon Hjortenbrink.

Tio nattpass fortfarande olösta

Men Frilagts kontroll visar att omsorgschef Annette Viksten Åhl har signerat ett avtal med ett företag utanför ramavtalet.

– Vi går alltid först ut och frågar de som har ramavtal. Men vi måste ibland gå utanför om de inte kan leverera. Det var det jag fick till mig, säger hon om varför hon den 17 juni skrev under utanför ramavtal.

Hon bekräftar att både rutiner och delegationsordning ändrats.

– Men får vi inte svar måste vi gå vidare. Vi måste säkerställa kompetensen.

Hon berättar att det har varit svårt och att hela sommaren fortfarande inte är klar. Tills nyligen fattades 20 nattpass. Efter en avstämning på måndagseftermiddagen ser det lite bättre ut.

– Det återstår tio pass att lösa på natten, meddelar Annette Viksten Åhl Frilagt efter kontakt med verksamhetschef Mikael Isgren.

På onsdagen meddelar Annette Viksten Åhl att totalt tre avrop för sommarens sjuksköterskebemanning gjorts utanför ramavtal. Motiveringen är densamma för alla: De företag som har avtal har inte kunnat leverera efterfrågad kompetens. Nu återstår två nattpass att lösa under sommaren.

Berit Önell

Uppdatering:
Artikeln har uppdaterats med nya uppgifter om antal arbetspass som återstår att lösa under sommaren och antal avrop utanför ramavtal.

Läs mer:

2024-12-18 Konkurrensverket utreder upphandling av hyrsköterskor

2025-01-04 Istället för utfasning: Långt fler hyrsköterskor än behovet

2025-04-25 Stoppet hävs: Kommunen tar in hyrsköterskor under sommaren