Hässleholms kommun byter ärendehanteringssystem den 9 oktober. Det innebär ett driftstopp i två veckor, med start den 26 september, då diarieföringen måste ske manuellt.
– När det nya systemet är igång har vi en viss eftersläpning i registreringen, meddelar kommunen och varnar för att det kan ta lite längre tid att få ut en allmän handling eller få svar på en fråga.
Grundlagens krav på skyndsamhet gäller dock oavsett tekniska system.
Systembytet beror inte på den parallella registrering som kunde ske i det gamla systemet, något som Frilagt avslöjade 2019.
Kommunen fick 2015 skarp JO-kritik för att många handlingar inte diariefördes. Både tjänstemän och politiker gömde istället undan dem i syfte att de inte skulle bli offentliga. Efter kritiken höll kommunen utbildningar och hoppades att det nya ärendehanteringssystemet Public 360 skulle göra diarieföringen lättare och säkrare.
ANNONS
Så blev det inte. Frilagt avslöjade 2019 att handlingar på flera förvaltningar hemlighölls – med hjälp av det nya systemet – istället för att diarieföras. Nu kunde de nämligen registreras utan att diarieföras om de markerades som “under arbete”. En del av dem diariefördes senare, exempelvis statusutredningen för kommunens simhallar, andra inte alls.
De dolda handlingarna syntes inte på postlistorna som lämnas ut till journalister och allmänhet, trots att personalen kunde hitta dem. Sådan “dubbel bokföring” är olaglig. Diarieföring ska ske senast dagen efter att en allmän handling inkommit, upprättats eller expedierats.
– Faran med två såna här parallella system är att de kan missförstås eller missbrukas. Det krävs oerhört mycket kunskap för att verkligen göra rätt, sa tryckfrihetsexperten Nils Funcke i Frilagt 2019.
Trots uppmärksamheten kring problemet byts systemet ut först nu, sex år senare, och det sker inte av den anledningen.
– Skälet till att vi byter dokument- och ärendehanteringssystem är helt enkelt att nuvarande system inte längre uppfyller våra krav på funktionalitet, användarvänlighet och informationssäkerhet. Avtalet med nuvarande leverantör löper dessutom ut vid årsskiftet, svarar kommunens kommunikations- och kanslichef Hanna Gardell via mejl när Frilagt frågar.
Kommunens hemsida säger ungefär detsamma – och påtalar att antalet dokument har ökat till över 700 000. All data ska flyttas över till det nya systemet som heter Ciceron.
Hanna Gardell betonar att kommunledningen kontinuerligt arbetar med kompetensutveckling coh stöd till förvaltningarna i frågor kring offentlighet och sekretess.
– Registreringen av handlingar ska skötas korrekt oavsett system, men givetvis kan ett mer användarvänligt system göra det lättare att göra rätt, skriver hon.
– Det nya systemet ger bättre förutsättningar för modern hantering och i förlängningen möjlighet att publicera delar av diariet direkt på webben.
Driftstoppet ska pågå från fredagen den 26 september till torsdagen den 9 oktober.
– Systembytet innebär att det kan ta lite längre tid att få ut en allmän handling eller att få svar på en fråga under en övergångsperiod, men på sikt kommer servicen till medborgare och media att bli bättre, skriver Hanna Gardell.
– När det nya systemet är i gång kan det ta några extra dagar innan alla handlingar är registrerade och vi är i fas. För den som begär ut postlistor eller handlingar under driftstoppet kan det också innebära att ärenden får andra tillfälliga diarienummer. Det påverkar dock inte tillgången till handlingar, utan enbart numreringen.
Hanna Gardell kan inte svara på hur mycket längre tid det kan ta att få ut en handling. Hon vet inte heller vilka eventuella risker det finns för allmänheten under övergången, till exempel att inlämnade handlingar inte återfinns. Frilagts frågor skickas vidare till en projektgrupp som ska ge svar under fredagen.
Ett tips för den som vill vara säkrare är att begära skriftlig kvittens på inlämnade handlingar.
Berit Önell
Uppdatering
– Vi ser inga problem med att kunna leva upp till grundlagen. Det uppgav Hanna Gardell under fredagen.
Hur mycket längre tid det kommer att ta att få ut en offentlig handling framgår inte av hennes kompletterande svar, inte heller hur kommunen definierar kravet på skyndsamhet i grundlagens offentlighetsprincip. Enligt praxis innebär det utlämnande samma dag som begäran sker eller senast dagen därpå. JO har också uttalat att skyndsamt innebär så fort som möjligt och att andra arbetsuppgifter får sättas åt sidan. Utlämnande av större mängder handlingar ska också påbörjas även om inte allt hinns med samma dag.
Så här svarade Hanna Gardell med hjälp av projektgruppen på Frilagts återstående frågor:
Hur ska det bli bättre för allmänheten med det nya systemet (mer än att en del handlingar ska kunna nås via webben)?
– Just möjligheten att publicera delar av diariet direkt på webben tror vi kommer att bli en stor förbättring. Det gör det enklare för allmänheten att hitta och ta del av offentliga handlingar. Utöver det blir fördelarna för allmänheten främst indirekta, genom att kommunens medarbetare har ett dokument- och ärendehanteringssystem som är enklare att söka och arbeta i. Ett mer lättarbetat system kan innebära kortare handläggningstider.
Varför tar det längre tid att lämna ut handlingar när de ska diarieföras manuellt? Hur mycket längre tid? Gäller det hela perioden eller enbart dagarna övergången till det nya, i så fall hur länge? Säkerställer ni att ni följar grundlagens krav på skyndsamt utlämnande?
– Eftersom vi inte har ett system under övergångsperioden är nya handlingar inte lika lätt sökbara, vilket kan innebära att handläggningstiden för en begäran av handling blir något längre. Det bör dock inte ta så mycket längre tid, utan vi räknar med att kunna besvara begäran enligt grundlagens krav om skyndsamhet. Vi kan även under övergångstiden göra sökningar i det gamla systemet på det som registrerats där fram till 26 september.
– Vi räknar med att detta gäller hela perioden fram till och med den 9 oktober, och möjligtvis ytterligare någon dag om något problem skulle uppstå i övergången. När det nya systemet väl är igång kan det ta ett par dagar tills handläggare är varma i kläderna när det kommer till att söka ut handlingar, men återigen, vi ser inga problem med att kunna leva upp till grundlagen.
Vilka risker finns för allmänheten under övergången, tex att inlämnade handlingar inte kan återfinnas lika lätt som i ett digitalt system?
– Vi kan inte se några risker för allmänheten. Rutiner är framtagna för hur registrering ska gå till under övergångsperioden.
Läs mer:
