Kommunala handlingar hemlighålls i nytt system

Handlingar som ska diarieföras hålls hemliga i Hässleholms kommuns nya ärendehanteringssystem där de kan läggas in utan att registreras. Flera handlingar som Frilagt sökt har hamnat i denna “dubbla bokföring” som är olaglig.

Frilagt har tidigare berättat om den bristande diarieföringen i kommunen. Det verkar inte ha blivit bättre efter 2015 då JO gav kommunen skarp kritik för att både politiker och tjänstemän gömde undan handlingar i syfte att de inte skulle bli offentliga. Under JO-utredningen hittades över 4 000 filer som inte diarieförts på tekniska avdelningen. Efter kritiken hölls utbildningar och ansvariga hävdade att det nya ärendehanteringssystemet som var på väg skulle göra diarieföringen både lättare och säkrare.

Men fortfarande diarieförs många handlingar inte eller registreras långt efter att de skulle. Det ska ske senast dagen efter att de inkommit, upprättats eller expedierats.

Nu kan Frilagt avslöja att det nya ärendehanteringssystemet ökar risken för att handlingar av misstag inte blir offentliga och även ger möjlighet till medveten dubbel bokföring av handlingar. Personalen kan fortfarande hitta de hemliga handlingarna genom att söka i systemet, men de är inte diarieförda och kommer inte med på postlistor som journalister och andra intresserade beställer för att få information om vad som händer i kommunen. Därmed bryter kommunen mot grundlagen.

Ett flagrant exempel är omsorgsförvaltningens försök att hemlighålla lex Sarah-anmälningar och -rapporter. Sådana formella anmälningar från tjänstemän om missförhållanden är enligt flera domar i kammarrätten offentliga handlingar. Så har det också varit i Hässleholm tills nyligen. I början på juni frågade Frilagts Lotta Persson varför rapporterna inte längre syntes i postlistan – utan enbart de färdiga utredningarna. Svaret blev att rapporterna nu skulle ligga “i diariet under arbete” tills utredningen var klar. Först då skulle de bli offentliga.

Omsorgsförvaltningens lex Sarah-rapporter lades in i systemet utan att diarieföras -förrän hela utredningen var klar. Ett lagbrott eftersom sådana rapporter är offentliga handlingar.

– Det kan hända att rapporter inkommer som inte är fullständiga, har en ensidig bild av händelsen eller inte riktigt stämmer överens med verkligheten, skrev verksamhetsutvecklare Camilla Lindvall i ett mejl till Lotta Persson.

Avdelningschef Mats Rosengren menade sedan att rapporterna inte skulle vara offentliga eftersom de var upprättade inom samma förvaltning. Samtidigt hävdade han att de var registrerade.

– Vi anser att vi hanterar inkomna lex Sarah-rapporter korrekt i enlighet med offentlighetsprincipen. Genom att vi registrerar rapporterna är det vår uppfattning att vi uppfyller lagens krav, skriver han i ett mejl den 25 juni.

Därefter har Frilagt varje vecka begärt att få beslut om avslag på utlämnande av samtliga lex Sarah-rapporter som fanns i systemet, men inte på postlistan. Svaret blev att det inte kommit in några – tills rapporterna började synas på postlistan igen för några veckor sedan. Mats Rosengren har uppenbart backat, men svarar nu varken på telefon eller mejl.

Beslutet om sponsorbidrag till Bjärnumskarnevalen är en av de handlingar som lagts in i systemet utan att bli diarieförd. Foto: Urban Önell

Beslutet om sponsorbidrag till Bjärnumskarnevalen är en annan av de handlingar som inte synts på postlistorna. När Frilagt får veta att det finns ett skriftligt beslut begär vi ut handlingen. Kanslichef Elisabeth Aidemark på kommunledningskontoret säger att hon hittat den i diariet, men på ett annat diarienummer än ansökan och ser att den är inlagd i ärendehanteringssystemet den 6 maj.

Hon återkommer sedan och meddelar att handlingen först den 5 augusti – dagen efter Frilagts artikel om bristande diarieföring – lagts som “färdig” från handläggaren, tillväxtchef Stefan Larsson. Det innebär att den först då hamnar på registratorns lista över handlingar som ska diarieföras, vilket sker den 7 augusti.

Först den 7 augusti diariefördes beslutet om sponsorbidrag till Bjärnumskarnevalen, ett beslut som fattades den 3 maj.

Elisabeth Aidemark betonar att det kan finnas legitima skäl till att registrering av en del handlingar dröjer. Hon förklarar att diarierutinerna säger att även dokument under arbete ska läggas in.

– Men statusen på handlingarna kan variera. När de blir offentliga ska vi ändra status, beroende på vad det är för dokument. I vissa fall ska det inte ske förrän ärendet är färdigbehandlat, säger hon.

Hon förklarar att ärendet dubbelkollas innan det läggs som registrerat och offentligt.

Men oavsett tekniskt system måste ni följa lagen och den här handlingen ska väl definitivt vara offentlig?

– Ja, jag säger inte emot.

Hon mejlar sedan ett förtydligande till Frilagt för att vi inte ska missförstå. Hon redogör där för hur handlingar blir allmänna, det vill säga när de är inkomna till kommunen, upprättade där eller expedierade ut från kommunen. Handlingar är upprättade när de fått sin slutgiltiga form. Tjänsteskrivelser, beslutsunderlag och liknande räknas normalt som upprättade först när ärendet de tillhör är färdigbehandlat. De blir dock ofta allmänna tidigare, exempelvis för att de expedierats, skickats utanför den förvaltning de tillhör.

– I det aktuella fallet gällande beslut om Bjärnumkarnevalen har handlingen blivit allmän i samband med expediering till utomstående (sökande) och den borde i anslutning till detta ha markerats i vårt diariesystem som färdigställd, skriver hon.

Tekniska förvaltningens statusutredning över kommunens badanläggningar är en annan handling som inte diarieförts. Frilagt frågar på torsdagen varför.

– Det är den, 15 juli, blir svaret från nämndssekreterare Annika Johansson.

Hon tillägger att handlingen har status “under arbete”, så det är därför den inte kommit på postlistan.

Frilagt förklarar att det betyder att handlingen inte är registrerad som allmän handling, det vill säga inte diarieförd. Den blir inte synlig – såvida inte någon berättar om den. Det är ett brott mot grundlagen.

– Ber om ursäkt. Den är registrerad av mig idag, skriver Annika Johansson i mejl till Frilagt.

Statusutredningen från tekniska förvaltningen lades in i det digitala ärendehanteringssystemet den 15 juli, men diariefördes först efter Frilagts påpekande på torsdagen.
Kommundirektör Bengt-Arne Persson ska ta upp bristerna i diarieföringen och ärendehanteringssystemet vid möte med förvaltningschefer och kommunledning på måndag. Foto: Urban Önell

Frilagt har förgäves sökt tekniske chefen Mats Svensson som tidigare sagt att det ibland är svårt att hitta handlingar i det nya diariesystemet.

Kommunstyrelsens ordförande Lars Johnsson (M) säger att han nu har talat med kommundirektör Bengt-Arne Persson om de brister i diarieföringen som Frilagt tagit upp i tidigare artiklar.

– Jag tror inte att det är kunskapen som saknas. Jag kan inte förklara varför det inte fungerar, men det ska påtalas, säger Lars Johnsson.

Han ska nu ta upp även problemen med ärendehanteringssystemet och vikten av att ärenden diarieförs med samma ärendenummer.

– Det är viktigt för att man ska kunna följa upp vad som hänt i ärendet, säger han.

Bengt-Arne Persson har inte tid att prata med Frilagt, men bekräftar att han talat med Lars Johnsson och meddelar att han ska ta upp bristerna i diarieföringen, inklusive ärendehanteringssystemet, med kanslichefen och vid möten med förvaltningschefer och kommunledning på måndag.

Berit Önell

Läs expertens kommentar:

2019-08-11 Experten sågar kommunens parallella diarieföring

HTML Snippets Powered By : XYZScripts.com