Ledande politiker och tjänstemän i Hässleholm ska utbildas i diarieföring och hantering av offentliga handlingar. Den 17 februari blir det en heldag för kommunstyrelse, presidier i alla nämnder, förvaltningschefer, nämndssekreterare, registratorer och presidier och vd:ar i kommunala bolag.
– Vi kommer också att påpeka för förvaltningschefer med flera att de ska föra kunskapen vidare ut i organisationen, säger kommunstyrelsens ordförande Lena Wallentheim (S).
I början på december fick kommunen, och särskilt tekniska förvaltningen, skarp kritik av JO på grund av brister i diarieföringen av allmänna handlingar. Sedan dess har fler brister uppdagats och det har framkommit att inte alla tjänstemän på ledande poster tagit del av kritiken.
Likadant var det en månad tidigare då JK uttalade allvarlig kritik för att kommunen dröjt en hel månad med att meddela beslut efter en begäran om utlämnande av allmän handling, vilket normalt ska ske samma dag eller senast dagen efter begäran. Strax efter det beslutet fick Frilagt vänta i två veckor på ett avslagsbeslut av en tjänsteman som inte kände till JK-beslutet.
Men nu lovar Lena Wallentheim bättring.
– Vi måste följa upp att vi gör på rätt sätt och det ska ingå i rutinerna så att alla jobbar efter samma riktlinjer. Vi måste bygga upp en större kunskap, därför ska det bli en gedigen utbildning, säger Lena Wallentheim.
Hon betonar också att det måste finnas kontrollstationer så att det upptäcks om riktlinjerna inte följs. Därför har kommunstyrelsen nu tagit fram ett uppdaterat dokument för kommunledningskontorets interna kontrollplan där diarieföringen blir en ny kontrollstation.
– Nu har vi ett extra tryck på oss att hantera detta korrekt och vi uppmanar övriga nämnder att ta in det i sina kontrollplaner också, säger Lena Wallentheim.
Kommunledningskontoret har i sin risk- och väsentlighetsanalys bedömt diarieföringen som nivå 9, det vill säga en möjlig risk för brister som kan få kännbara konsekvenser. Enligt analysen innebär det att om diarieföringen inte fungerar bryter kommunen mot grundlagen, allmänhetens insyn försvåras och kommunens verksamhet blir mindre effektiv.
Utbildningen hålls en dag när kommunstyrelsen ändå skulle sammanträda.
– Vi måste hålla nere kostnaderna, säger Lena Wallentheim.
Utbildare blir Axel Danielsson, konsult med inriktning på hur den kommunala verksamheten ska styras, organiseras och administreras. Han är författare till boken Kommunal nämndadministration och har själv mångårig erfarenhet av ledande befattningar i kommunal verksamhet.
Han har varit i Hässleholm tidigare – för att hjälpa tekniska förvaltningen att ta fram ett ledarskapsdokument 2005 och 2006.
Berit Önell
