Kommunen får inte strunta i diarieföringen

Tryckfrihetsrättsexperten Nils Funcke är mycket kritisk mot att Hässleholms kommuns tekniska förvaltning fortfarande inte diarieför handlingar i tid. Det är särskilt anmärkningsvärt eftersom kommunen fick allvarlig JO-kritik för just detta för mindre än ett och ett halvt år sedan.

– Kommunen har uppenbarligen inte tagit itu med det grundläggande problemet, att offentlighetslagstiftningen ska följas, säger Nils Funcke apropå Frilagts artikel om att ett stort antal handlingar diarieförts flera veckor efter att de kommit in.

Även kommunjuristen Magnus Gjerstad säger att agerandet strider mot lagen.

Allmänna handlingar ska diarieföras skyndsamt efter att de inkommit eller upprättats, senast påföljande dag.

Frilagt berättade på onsdagen bland annat att tekniska förvaltningen väntat med att diarieföra ett föreläggande från miljökontoret om att städa bort avfall från åkermark som arrenderas ut för livsmedelsproduktion. Det diariefördes först efter tre veckor, när städningen var utförd.

Mark- och exploateringschef Jakob Ruter förklarade att det är omöjligt eller väldigt svårt för honom att hinna diarieföra när han har många möten.

– Undermåligt. Om han inte hinner diarieföra får han delegera det, säger Nils Funcke.

Han reagerar också på diariepersonalens skriftliga besked om att det kommer att bli fler handlingar som inte diarieförs i tid på grund av problem med det nya ärendehanteringssystemet.

Medvetna om innebörden

JO riktade för mindre än ett och ett halvt år sedan skarp kritik mot kommunen för brister i diarieföringen.
JO riktade för mindre än ett och ett halvt år sedan skarp kritik mot kommunen för brister i diarieföringen.

Funcke konstaterar att de ansvariga måste vara medvetna om innebörden i JO:s kritik som kom i december 2015. Då anklagade JO kommunstyrelsen för att sakna grundläggande kunskaper om och rutiner för diarieföring.

Både politiker och tjänstemän hade behållit handlingar på sina rum istället för att registrera dem, enligt JO i syfte att förhindra att de blev offentliga. 4 000 icke diarieförda filer hittades på tekniska avdelningen som då sorterade direkt under kommunstyrelsen.

Kommunstyrelsen utlovade åtgärder och under våren 2016 hölls utbildningar i offentlighet och sekretess, inklusive diarieföring.

– Jag hoppas att det här är sista gången vi hamnar hos JO, sa kommunstyrelsens ordförande Pär Palmgren (M), då oppositionsråd, till Frilagt efter JO:s beslut.

Nils Funcke tycker nu att JO behöver bli tuffare.

– Det här visar väl att det finns anledning att fundera på om JO:s klor ska slipas lite mer. Det får inte vara så att kommuner och andra myndigheter struntar i JO-kritik. Är det så att kommunen får kritik från JO ska den rätta sig efter det. Det är närmast att betrakta som en ren obstruktion om de ansvariga medvetet väntar med att diarieföra handlingar, säger Nils Funcke.

Kommunjuristen Magnus Gjerstad säger att det var en miss att den maskerade texten gick att läsa. Foto: Urban Önell
Kommunjuristen Magnus Gjerstad. Foto: Urban Önell

Magnus Gjerstad är också kritisk till att handlingar fortfarande inte diarieförs i tid.

– Det är i strid med gällande lagstiftning och något vi måste jobba med att förbättra, säger han.

Han tror att en del av problemet ligger i det nya ärendehanteringssystemet.

– Men det kan vi inte skylla på, det ska fungera, säger han.

En förändring är att de enskilda handläggarna, det vill säga politiker och tjänstemän, nu själva ska diarieföra handlingar. Tidigare lämnade de över handlingarna till personal på diariet.

– Det nya systemet ställer större krav på handläggarna, säger Magnus Gjerstad.

Utbildning i nästa vecka

Redan kommande vecka blir det en ny utbildning i bland annat dokumenthantering på tekniska förvaltningen.

– Vi försöker stötta, säger Magnus Gjerstad.

Han säger att ytterligare utbildningar och uppföljningar kan bli aktuella vid behov.

Han förklarar dock att han inte har några maktbefogenheter.

– Jag kan bara poängtera att det här är viktigt och det gör jag med, säger han.

Berit Önell

HTML Snippets Powered By : XYZScripts.com