Tomma postlistor och ångrad diarieföring

Alla diarieförda handlingar har inte varit med på postlistorna som dagligen skickats till massmedia från Hässleholms kommuns tekniska förvaltning. Det uppdagades när Frilagt på onsdagen frågade varför en handling som uppgetts vara diarieförd inte fanns med på listan. Svaret var att bara handlingar som registreras innan listan skickas ut klockan elva på förmiddagen kommer med. Från och med torsdag gäller nya rutiner och alla ärenden redovisas dagen efter att de diarieförts.

Mark- och exploateringschef Jakob Ruter ångrar nu att han diarieförde mejlet om paviljongen.

Tekniska förvaltningens diarielistor har varit ofullständiga när de skickats till massmedia, ibland har de varit helt tomma.
Tekniska förvaltningens diarielistor har varit ofullständiga när de skickats till massmedia, ibland har de varit helt tomma.

De flesta av kommunens förvaltningar skickar på begäran ut diarielistor till massmedia, oftast över de ärenden som registrerats föregående dag eller föregående vecka. Postlistorna från tekniska förvaltningen har kommit varje dag, men ofta haft få ärenden och ibland inga alls.

Frilagt frågade diariet varför mark- och exploateringschefen Jakob Ruters mejl till länsstyrelsen om musikpaviljongen inte fanns med på den utskickade listan varken igår eller idag, trots uppgift om att det diarieförts.

Ellinor Stjärna på diariet svarar efter ett par timmar att rutinerna nu setts över och att postlistan i fortsättningen ska innehålla både gårdagens ärenden och de som registrerats före klockan elva då listan skickas ut.

– Jag är ny här, men jag har gjort som jag blivit upplärd. Det har nog varit så här länge, säger hon.

Felet innebar att media, och därmed allmänheten, inte fick kännedom om ärenden som lämnats för diarieföring efter klockan elva på dagarna.

Ellinor Stjärna tror dock inte att media missat så många ärenden eftersom det mesta diarieförs på förmiddagen.

Tekniske chefen Mats Svensson är upptagen i möten under eftermiddagen och når inte Frilagt på telefon under den lilla paus han har. Han förklarar i ett sms att han tror att receptionisten började i september och att det varit fel sedan dess.

– Detta är den mänskliga faktorn, då det handlar om en inställning i systemet för från vilken tidpunkt handlingar skickats. Det har nu rättats till, skriver han.

Han upprepar också det han sa omedelbart efter JO-kritiken mot kommunens och särskilt tekniska förvaltningens diarieföring.

– Vi jobbar med rutinerna och ett nytt diariesystem kommer att införas under året.

Kommunjuristen Magnus Gjerstad anser det självklart att följa det JO säger. Foto: Urban Önell
Kommunjuristen Magnus Gjerstad anser det självklart att följa det JO säger. Foto: Urban Önell

Kommunjuristen Magnus Gjerstad har inte hört talas om de ofullständiga diarielistorna på tekniska förvaltningen.

– Nej, de har inte hört av sig till mig om det. Men på det sättet får man ju ingen kännedom alls om vissa ärenden. Bra att de ändrar rutinerna nu i alla fall, säger han.

Han förutsätter att den kraftiga kritiken från JO också leder till att nödvändiga åtgärder genomförs på tekniska förvaltningen.

– Det är självklart för varje seriös tjänsteman att följa det JO säger, förklarar han.

Han bedömer, liksom tryckfrihetsexperten Nils Funcke och även kommunalrådet Mats Sturesson (C ), att Jakob Ruter borde ha diariefört mejlet till länsstyrelsen om paviljongen samma dag det skickades.

– När det inte blev gjort skulle han diariefört så snart det blev uppenbart att han missat det, säger Gjerstad.

Jakob Ruter ringer på kvällen tillbaka till Frilagt som sökt honom i tre dagar för en kommentar via telefon. Han tycker inte att det blev rätt i Frilagts artikel om att han inte i tid diarieförde sitt mejl till länsstyrelsen om musikpaviljongen.

– Jag tyckte inte att det var en allmän handling vid tidpunkten. Det var inget formellt yttrande eller beslut utan bara en information om tagna beslut och bokning av möte, säger han.

Men du skrev i mejl till Frilagt att du uttalade dig för kommunens räkning?

– Det var bara för att det skulle framgå vem jag är, förklarar han.

En bild över paviljongens nuvarande och planerade placering fanns med i mark- och exploateringschefen Jakob Ruters brev till länsstyrelsen.
En bild över paviljongens nuvarande och planerade placering fanns med i mark- och exploateringschefen Jakob Ruters brev till länsstyrelsen.

Han förtydligar att alla beslut om musikpaviljongen, såsom detaljplanen och köpeavtalet med Jacob Karlsson, redan var fattade av politikerna och menar att han bara redogjorde för dem.

Länsstyrelsen använde dock hans mejl som underlag för bedömningen att det inte fanns förutsättningar att skydda musikpaviljongen som byggnadsminne eftersom kommunen inte var intresserad.

– Länsstyrelsen hade inte bett kommunen om ett yttrande. Jag fick veta att byggnadsnämnden fått en bekräftelse om att ansökan om byggnadsminnesförklaring kommit in. Då svarade jag Julia Cronqvist på länsstyrelsen och talade om att jag är kommunens förlängda arm som fastighetsägare. Det var första kontakten vi hade. Sedan träffades vi på plats vid paviljongen då både politiker och tjänstemän var med.

Han vill inte medge att det var en miss att inte diarieföra mejlet, trots att han nu sett till att det gjorts.

– Tvärtom ångrar jag att jag diarieförde handlingen, säger han.

Han ångrar dock inte att han också lät diarieföra mejlväxlingen med Frilagt.

– Det blev ju så uppmärksammat från din sida att jag tyckte att det var bäst att diarieföra det, säger han.

När det gäller Jerker Thorvaldssons begäran om att få ut handlingen tycker Ruter att förvaltningen gjort mer än vad man kan begära.

– Eftersom handlingen inte var diarieförd var den inte offentlig, så vi kunde inte lämna ut den. Ändå har vi försökt hjälpa honom och förklara muntligen vad det stod i mejlet, säger han.

Nu är handlingen dock skickad per post till Thorvaldsson.

JO riktade den 3 december kraftig kritik mot Hässleholms kommuns, och särskilt tekniska avdelningens, diarieföring.
JO riktade den 3 december kraftig kritik mot Hässleholms kommuns, och särskilt tekniska avdelningens, diarieföring.

Jakob Ruter har tagit del av information i JO-beslutet, men säger sig inte minnas exakt vad som står i det och hur han tagit del av det. Någon större genomgång av beslutet har inte gjorts på förvaltningen.

Det var han som yttrade sig till JO om de 4 000 handlingarna som inte diarieförts, men han menar att de är flera år gamla.

– Vi har försökt rätta till det här redan tidigare, säger han.

Han tror inte att det finns risk att många handlingar fortfarande blir liggande utan att bli diarieförda.

– Jag har alltid diariefört allt jag anser är allmänna handlingar, säger han.

Han vill inte säga att JO:s kritik är grundlös.

– Jag vet inte vad jag ska säga, men jag anser mig själv ha tillräcklig utbildning och erfarenhet inom området. Jag tycker att jag är bra på detta. Tyvärr blir det en subjektiv bedömning ibland, säger han.

Han ser ingen anledning att närmare sätta sig in i JO:s kritik igen.

– Jag har satt mig in i det en gång i tiden och försöker göra så gott jag kan. Det är inte så att jag försöker mörka något. Men jag tar åt mig av kritiken och ska försöka vara ännu mer uppmärksam i framtiden.

Han hoppas att det nya ärendehanteringssystem som ska införas ska underlätta diarieföringen och tycker att det är bra att utbildningar planeras.

Berit Önell

Läs tidigare artiklar i ämnet:
17/11 Frilagt bjöds inte till presskonferens
3/12 Allvarlig JO-kritik mot kommunens diarieföring
7/12 Wallentheim vill ta tag i diarieföringen
13/1 Diarieför fortfarande inte handlingar i tid

HTML Snippets Powered By : XYZScripts.com