Omsorgsförvaltningen i Hässleholms kommun slutade diarieföra rapporter om allvarliga missförhållanden enligt lex Sarah redan sommaren 2019. Efter att Frilagt uppmärksammat bristerna åtgärdades de, men i mars 2020 upphörde diarieföringen av lex Sarah-handlingar helt och först i fredags återupptogs den på det sätt som grundlagen och offentlighets- och sekretesslagen kräver.
Enligt tisdagens pressmeddelande och ursäkt från omsorgsförvaltningen uppstod bristerna i diarieföringen av lex Sarah-handlingar i mars 2020. Men i själva verket hände det alltså betydligt tidigare.
Redan 2015 fick kommunen skarp kritik av JO för att både tjänstemän och politiker gömde undan handlingar i syfte att de inte skulle bli offentliga. Efter kritiken höll kommunen utbildningar och hoppades att det nya ärendehanteringssystemet Public 360 som var på väg skulle göra diarieföringen både lättare och säkrare.
Men i augusti 2019 berättade Frilagt att kommunala handlingar på flera förvaltningar, bland annat lex Sarah-rapporter på omsorgsförvaltningen, hemlighölls i det nya ärendehanteringssystemet. De kan registreras i systemet utan att diarieföras om de är “under arbete”. Därmed blir de inte tillgängliga för allmänheten. Denna parallella diarieföring är olaglig. En del handlingar diariefördes inte alls, andra för sent. Diarieföring ska ske senast dagen efter att allmänna handlingar inkommit, upprättats eller expedierats.
System av det här slaget ökar risken för att handlingar av misstag hemlighålls och även för medvetet undanhållande av offentliga handlingar. Personalen kan fortfarande hitta handlingarna i systemet, men de blir alltså inte diarieförda och syns inte på postlistorna som lämnas ut till journalister och andra intresserade.
Omsorgsförvaltningen lämnade inte ut lex Sarah-anmälningar och rapporter utan enbart den färdiga utredningen. De andra handlingarna skulle ligga i systemet “under arbete” tills utredningen var klar. Motiveringen var att anmälningar och rapporter kunde innehålla ofullständiga uppgifter. Ansvariga hävdade dessutom att eftersom handlingarna ändå var registrerade uppfylldes lagens krav.
Efter någon månad ändrades rutinerna och handlingarna syntes åter på postlistorna. Då hade Frilagt under en tid, med syftet att överklaga eller JO-anmäla, varje vecka begärt ut alla lex Sarah-anmälningar och rappporter som inte var diarieförda. Tryckfrihetsexperten Nils Funcke var mycket kritisk till kommunens parallella diarieföring och såg risk för både missförstånd och missbruk. Kommundirektör Bengt-Arne Persson lovade att ta tag i problemet. Men systemet har inte förändrats och inga centrala direktiv har gått ut.
Omsorgens nya rutiner som sa att lex Sarah-ärenden inte skulle diarieföras utan enbart registreras som ”under arbete” infördes i mars 2020. De gällde tills i förra veckan, med undantag för en period under januari till mars i år.
– Tyvärr tog detta fart igen. Samma personer införde en ny rutin som var felaktig. Egentligen hade de inte heller behörighet att göra detta, säger Michell Grönlund, kommunikatör på omsorgsförvaltningen.
Hon berättar att de ansvariga av andra orsaker slutat på förvaltningen och förklarar att flera chefsbyten därefter gjorde att felet inte uppdagades förrän nyhetsbyrån Sirén nyligen begärde ut en lista över lex Sarah-rapporter som inte diarieförts korrekt.
– Tyvärr har det kunnat pågå länge. Det är ytterst beklagligt, säger Michell Grönlund.
Nu har nya rutiner införts för registratorn på omsorgsförvaltningens diarium som tidigare bara kunde se de ärenden som var klarmarkerade, det vill säga diarieförda. Nu är även ärenden som är “under arbete” synliga, vilket ger registratorn en bättre överblick och möjlighet att fråga om medarbetarna missat att diarieföra handlingar. På det sättet ska det säkerställas att felaktiga registreringar inte sker.
Omsorgschef Åsa Ollerstam Lundh förklarar varför det som hände 2019 inte var med i pressmeddelandet.
– Vi beklagar verkligen att personer som inte längre jobbar kvar hos oss kunde upprätta felaktiga rutiner första gången 2019, men de felen som gjordes då utreddes och åtgärdades efter en kortare tid. Därför är det felen som begåtts sedan 2020 som vi nu har fokuserat på att ställa till rätta, skriver hon i ett mejl till Frilagt.
Hon ser ingen anledning till att kommunen skulle vidta ytterligare åtgärder, exempelvis att ändra eller uppdatera ärendehanteringssystemet.
– När det gäller systemet så är Public 360 ett bra ärendehanteringssystem som uppfyller de behov vi har för att diarieföra korrekt inom förvaltningen. Eftersom vi nu infört nya och korrekta rutiner så kommer detta inte att kunna hända igen på samma sätt som tidigare. Det som tidigare skett undantagsvis var att enstaka handlingar felaktigt registrerades som pågående ärenden, när de borde ha diarieförts som färdiga, men då vår registrator idag har full koll på både upprättade och inkomna handlingar, föreligger inte längre risken för att detta sker hos oss. Vi känner oss därmed trygga med att vi fortsättningsvis kommer att ha helt korrekta rutiner vad gäller diarieföring av både Lex Sahror och andra handlingar, skriver hon.
Berit Önell
Läs mer:
2019-07-29 Kommunen vill inte lämna ut offentliga handlingar
2019-08-04 Kommunen diarieför fortfarande inte
2019-08-10 Kommunala handlingar hemlighålls i nytt system
